附則

1　例規文書

(法規文書)

(1)　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条及び第16条の規定に基づき制定する文書

(2)　規則　法第15条の規定に基づき制定する文書

(3)　規程　一定の目的のために定められた一連の条項の総称体

(公示文書)

(1)　公示文書　地方公共団体が一定の事項を一般住民に広く周知させるために発する文書。公示は告示又は公告の形式を用い、本町においては邑楽町公告式条例(昭和45年邑楽町条例第10号)に定められた掲示板に掲示する文書

ア　告示　法令の規定又は権限に基づき、処分又は決定した事項を一般的に告示する文書

イ　公告　法令で公告する旨規定されているもの又は告示以外で一定の事項を一般的に公示する文書

(令達文書)

(1)　訓令　町長がその権限の行使又は職務の執行について、所属機関又は職員に対し、職務運営上の基本的な事項を指揮命令する場合に用いられる文書

(2)　指令　特定の個人又は団体からの申請、あるいは出願等に対し、許可、不許可等の行政処分を行う場合に発する文書。指令の対象となる行政処分の主なものは、許可、認可、承認等

ア　許可　一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの。又は、特定の行為を適法に行うことができるようにするもの

イ　認可　ある人の法律上の行為が行政庁の同意を得なければ有効に成立することができない場合にこれに同意を与えて法律上の効力を完成させるもの

(3)　達　指令が特定の相手方からの申請、出願などの意思表示を前提としているのに対し、そのような意思表示を前提としないで、行政機関から一方的に特定の個人若しくは団体に対して命令を発し、又は既になされた許可、認可等の行政処分を取り消す場合に用いる文書

(4)　通達　指揮監督権に基づいて、上級行政機関から下級行政機関に、上司からその所属職員に又は行政機関からその指揮監督下にある行政機関に対し、職務運営上の細目的事項、法令の解釈、行政運営の方針等を個別的に指示しその他一定の行為を命ずる場合等に用いられる文書。また、権限を有する行政機関が自らの名で通達を発せず、その補助機関が長の命を受けて自己の名において発することがある。これを依命通達という。

(5)　要綱・要領　要綱とは、一般的に、事務を処理するに当たっての基本となる事柄をまとめたものをいい、要領とは、事務を処理するに当たっての具体的な処理基準など実際に事務を処理する上での手続をまとめたものをいう。したがって、論理的には、要綱により行政の方針、指針なりを示し、その処理手続を要領で示すことになる。しかし、実務上は、法令、条例、規則などで方針又は基本的な事柄を定め、その具体的な手続又は処理基準を要綱又は要領で定めることもあるので、要綱及び要領は、実質的な差異はなく使われている。また、両者とも内部における準拠規範としての性格を持つものとして、原則的に内部のみを拘束することになる。

2　例規以外の一般文書

(往復文書)

(1)　照会　相手方(国、県、市町村、民間等)に対して、事実、状態、意見等を問い合わせ、何らかの回答を求め、又は情報の提供を求める文書

(2)　協議　他の執行機関の権限や所管事項に関連する一定の行為を行う際に、関係者に相談をし、又は了解ないし合意を求める場合に発する文書

(3)　依頼　ある一定の事実行為を特定の相手に頼む場合に発する文書

(4)　回答　照会・協議等に対し、答えを発する文書

(5)　通知　特定の相手方に対して、ある一定の事実、処分又は意志を伝達するために発する文書

(6)　報告　法令、契約等に基づく義務を前提として、ある事実について、その経過や結果などを対等若しくは上級の行政機関又は委任者に対して知らせるために発する文書

(7)　送付　特定の相手方に対して、物品や書類等を送る場合に用いる文書

(8)　諮問　行政機関から審議会、協議会等の附属機関に対し、一定の事項についての調査、審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるための文書

(9)　答申　諮問を受けた機関が諮問した行政機関に対し、諮問事項について調査、審議して意見を述べるときに発する文書

(10)　進達　下級行政機関が、住民や他の行政機関から提出された申請書等を上級の行政機関に取り次ぐ場合(経由を求められているもの)に発する文書

(11)　副申　進達文書を進達する場合に経由機関が申請や願い等が適当なものであるかどうか等について経由機関自身の意見を付して進達する文書

(12)　申請　住民等が行政機関に対して、又は下級行政機関が上級行政機関に対して許可、認可、その他一定の行為を求めるために発する文書

(13)　建議　附属機関がその属する行政機関やその他の関係機関に対し、将来の行為に対しての意見や希望を申し出る場合に発する文書

(14)　勧告　行政機関が権限に基づき、特定の事項について相手方に対して、ある措置を進め又は促すために発する文書

(15)　願い　一定の事項を願い出るために発する文書

(16)　届け　一定の事項を届け出るために発する文書

(内部文書)

(1)　伺文　事案の処理に当たって、その方針決定を上司に求めるために作成する文書

(2)　供覧文書　その文書に基づく意志決定をしないで、関係者に閲覧させる文書

(3)　復命書　職員が、上司の命令により会議等へ出席し、又は特定事項の調査などを行った場合に、その内容及び結果等を上司に報告するために作成する文書

(4)　事務引継書　職員が転任、出向、退職、休職、停職等となった場合、その担当する事務を後任者又は、上司の指名する職員に引き継ぐために作成する文書

(5)　上申書　職員が上司に対して、又は下級機関が上級機関に対して意見、願望、事実等を申し出る場合に作成する文書

(6)　内申書　部内の人事上の発令、その他機密の処理を願い出る場合に作成する文書

(その他の一般文書)

(1)　請願書　個人又は法人(地方公共団体を含む。)が、国又は地方公共団体の機関に対して、請願をする際に用いる文書。

(2)　陳情書　内容的には請願と同じ意味であり、請願と同様な事項について、国又は地方公共団体の機関に対し希望を述べる文書。ただし、陳情、要望は、請願と異なり法律により形式的要件が定められているわけでもなく、また、陳情書が提出された場合にも官公署においてこれを処理すべき法的義務はない点で請願と異なる。