○邑楽町文書管理規則
令和6年3月1日
規則第4号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 文書管理(第8条―第17条)
第4章 雑則(第18条・第19条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)第34条の規定を踏まえ、邑楽町(以下「本町」という。)の諸活動や歴史的事実の記録である公文書が、健全な民主主義の根幹を支える町民共有の知的資源として町民が利用し得るものであることに鑑み、公文書の管理(以下「文書管理」という。)及び文書事務に関する管理体制を定めることにより、公文書及び文書事務の適正な管理を図り、もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、本町の有するその諸活動を説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
(1) 公文書 本町の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)であって、本町の職員が組織的に用いるものとして、本町が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、県報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 一般に容易に入手することができるもの又は一般に利用できる施設において閲覧に供されているもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別に保有しているもの
(2) 公文書ファイル 相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたものをいう。
(3) 歴史公文書 将来にわたり保存する必要のある歴史資料として重要な公文書をいう。
(4) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書(電子署名が付与されるものも含む。以下同じ。)をいう。
(6) 課 邑楽町課設置条例(平成12年邑楽町条例第37号)第1条に定める課をいう。
(7) 課長 前号に規定する課の長をいう。
第2章 管理体制
(文書取扱責任者等)
第3条 課に文書取扱責任者及び文書取扱担当者(以下「文書取扱責任者等」という。)を置く。
2 文書取扱責任者は、別表第1に掲げる課において、当該各項に掲げる職にある者を充てる。
3 文書取扱担当者は、課長が課の職員のうちから指名する。
(電子文書取扱主任)
第4条 総務課(以下「文書担当課」という。)に電子文書取扱主任を置く。
2 電子文書取扱主任は、行政係長をもって充てる。
3 電子文書取扱主任は、総合行政ネットワークに関する事務の総括及び電子署名に関する事務に従事する。
(文書担当課長の職務)
第5条 総務課長(以下「文書担当課長」という。)は、各課の文書管理及び文書事務が適正かつ効率的に行われるように指導しなければならない。
2 文書担当課長は、必要と認めるとき、各課の文書管理及び文書事務の状況について随時調査し、必要な措置をとることができる。
(課長及び係長の職務)
第6条 課長は、その所管に係る公文書の取扱いが適正かつ効率的に行われるように努めなければならない。
2 係長は、課長の命を受けて当該係における次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 公文書の処理の促進及び改善に関すること。
(2) 公文書の作成に関すること。
(3) 公文書の審査に関すること。
(4) 公文書の整理に関すること。
(5) 公文書の編さん及び保存に関すること。
(6) 歴史公文書の教育委員会への引渡しに関すること。
(7) 公文書の廃棄に関すること。
(8) 公文書ファイルに関すること。
(9) その他係長において処理することが適当と認められる文書管理及び文書事務に関すること。
(文書取扱責任者等の職務)
第7条 文書取扱責任者は、課長の命を受けて当該課における文書の収受、発送等の事務に従事する。
(1) 公文書の収受、発送及び配布に関すること。
(2) 公文書の処理の促進及び改善に関すること。
(3) 公文書の作成に関すること。
(4) 公文書の整理に関すること。
(5) 公文書の編さん及び保存に関すること。
(6) 歴史公文書の教育委員会への引渡しに関すること。
(7) 公文書の廃棄に関すること。
(8) 公文書ファイルに関すること。
(9) その他文書管理及び文書事務に関し必要なこと。
2 文書取扱担当者は、文書取扱責任者の指示に従い、文書取扱責任者の事務を補助するものとする。
第3章 文書管理
(公文書の作成)
第8条 本町の職員は、第1条の目的に資するため、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、次に掲げる事項その他の事項について、公文書を作成しなければならない。ただし、処理に係る事案が軽微なものである場合を除く。
(1) 条例又は規則の制定、改廃及びその経緯
(2) 前号に定めるもののほか、町長、副町長又は課長を含む職員で構成される重要な会議その他これらに準ずる会議の決定又は了解及びその経緯
(3) 本町の執行機関及び議会との申合わせ及びその経緯
(4) 複数の実施機関による申合わせ及びその経緯
(5) 本町の執行機関、町民若しくは事業者に対して示す基準の設定及びその経緯
(6) 個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
(7) 職員の人事に関する事項
(整理)
第9条 課の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、課長は、当該公文書について文書担当課長が別に定める公文書科目・保存期間表(以下「文書科目表」という。)の分類基準に従い分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日その他の必要な事項を設定しなければならない。
2 課長は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、適時に、公文書を公文書ファイルにまとめなければならない。
3 前項の場合において、課長は、当該公文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日その他の必要な事項を設定しなければならない。
4 課長は、公文書ファイル及び単独で管理している公文書(以下「公文書ファイル等」という。)について、保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては教育委員会へ引渡す措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
6 課長は、前項に定める公文書管理目録に邑楽町情報公開条例(平成13年邑楽町条例第1号。以下「情報公開条例」という。)第5条に規定する不開示情報に該当する情報を記載してはならない。
(1) 公文書ファイルは、会計年度又は暦年ごとに文書科目表の分類基準に基づいて構成すること。
(2) 編さんの順序は、完結年月日順とすること。
(3) 編さんした公文書ファイルには、表紙・背表紙(別記様式第2号)を付け、公文書ファイル名等を記入すること。
(4) 公文書ファイルは、A4版で厚さおおむね10センチメートルを限度とし、紙数の多寡により分冊し、又は2以上の年又は年度を通じて合冊して製本することができる。この場合において、分冊した公文書ファイルにはその旨の番号及び分冊する基準となったキーワードを付け、合冊した公文書ファイルには年又は年度区分を明らかにすること。
(5) 公文書がその内容等から2以上の公文書ファイルに関係するときは、最も関係深い公文書ファイルにまとめること。
(6) 図面、カード、資料等でファイルの形状に編さんすることが困難なものは、適宜、箱又は袋等に収めて管理すること。
(文書科目表の変更)
第11条 課長は、文書科目表の分類基準に変更が生じたときは、文書担当課長と協議するものとする。
2 文書担当課長は、前項の協議の結果、必要と認める場合には、文書科目表の分類基準の改定を行う。
(保存期間)
第12条 公文書の保存期間は、30年、10年、7年、5年、3年、1年及び1年未満とする。
(保存期間の起算)
第13条 公文書の保存期間の計算は、公文書の処理が暦年によることとされているものにあっては、その完結した日の属する年の翌年の4月1日から、また会計年度によることとされているものにあっては、当該会計年度が修了した日の翌日から起算する。ただし、1年未満保存公文書については、当該公文書の発生日から会計年度による公文書にあってはその発生日の属する年度終了まで、暦年による公文書にあってはその発生日の属する年の翌年3月31日までの期間の課長が認める適当な日から起算する。
(公文書の保存)
第14条 課長は、その管理する公文書を保存期間の満了する日までの間、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。
(1) 暦年扱いの公文書 完結した日の属する年の翌々年の3月31日までの期間
(2) 常用文書(常時使用する必要がある公文書をいう。) 常用期間が終了した年度の末日までの期間
(3) 前2号に掲げる区分に該当しない公文書 完結した日の属する年度の翌年度の末日までの期間
4 課長は、その管理する公文書ファイル等を適正に保存するため毎年6月末日までに当該公文書ファイル等について調査するものとする。
5 文書担当課長は、常に公文書ファイル等の保存状況を把握するとともに、保存に当たって各課を指導しなければならない。
(1) 監査、検査等の対象になっている公文書 当該監査、検査が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる公文書 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされる公文書 当該審査請求に対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 職務の遂行上必要がある公文書 必要な期間
3 廃棄する公文書のうち秘密に属する公文書及び他に悪用されるおそれのある公文書は、裁断、焼却又は消去等適切な方法によって処分しなければならない。
5 歴史公文書の選別については、別に定めるところによる。
(1) 当該年度に作成した会計年度による公文書ファイル等を記載した公文書管理目録 当該公文書ファイル等を作成した日の属する年度の翌年度の5月末日
(2) 当該年に作成した暦年による公文書ファイル等を記載した公文書管理目録 当該公文書ファイル等を作成した日の属する年の翌年の5月末日
(2) 公文書廃棄協議書 当該公文書廃棄協議書に記載された公文書ファイル等を廃棄する年度の6月末日
(3) 歴史公文書協議書 当該歴史公文書協議書に記載された歴史公文書を教育委員会へ引渡す年度の6月末日
4 文書担当課長は、前項各号に掲げる申請書及び協議書に記載されている事項及び公文書ファイル等を管理する上で必要な情報を公文書ファイル管理簿に順次記載しなければならない。
第4章 雑則
(文書の起案等の取扱い)
第18条 文書の起案、決裁、施行、取得、貸出、閲覧等については、邑楽町文書事務規程(令和6年邑楽町規程第2号)の定めるところによる。
(委任)
第19条 この規則に定めるもののほか、公文書の取扱いについて必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、令和6年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則は、この規則の施行の日以後に作成され、又は取得される文書について適用し、同日前に作成され、又は取得された文書(以下「施行前文書」という。)については、なお従前の例による。
3 前項の規定にかかわらず、課長は、その管理する保存期間が満了した施行前文書について、保存期間を延長するものを除き、文書担当課長に協議の上、廃棄を決定するものとする。この場合において、課長は、文書担当課長の求める資料を作成し、文書担当課長に提出しなければならない。
4 文書担当課長は、前項の規定により協議された施行前文書が本規則に定義する歴史公文書に該当すると認める場合には、当該施行前文書を管理する課長に対し、当該施行前文書の生涯学習課長への引渡しを求めることができる。この場合において、当該課長は、当該施行前文書について、生涯学習課長へ引き渡さなければならない。
5 課長は、前項により生涯学習課長へ引渡す施行前文書及び保存期間を延長する施行前文書を除き、その管理する保存期間が満了した施行前文書について廃棄しなければならない。
7 文書担当課長は、前項により課長から提出を受けた一覧表を取りまとめ施行前文書歴史資料目録及び施行前文書廃棄目録を作成しなければならない。
別表第1(第3条関係)
課の別 | 文書取扱責任者 |
総務課 | 行政係長 |
財政課 | 財政係長 |
企画課 | 企画調整係長 |
税務課 | 町民税係長 |
住民保険課 | 管理戸籍係長 |
福祉介護課 | 社会福祉係長 |
健康づくり課 | 母子保健係長 |
子ども支援課 | 児童福祉係長 |
農業振興課 | 農政係長 |
商工振興課 | 商工振興係長 |
建設環境課 | 管理係長 |
都市計画課 | 都市計画係長 |
会計課 | 出納係長 |
別表第2(第12条関係)
保存期間判定基準
第1種 30年保存公文書 赤色
(1) 町の廃置分合、境界変更及び町名区域変更に関するもの
(2) 町議会の会議録、議決書等で特に重要なもの
(3) 条例、規則、要綱、訓令その他例規の制定、改廃に関する原義
(4) 所轄行政庁の令達、通達等で特に重要なもの
(5) 町行政の総合的な計画に関する特に重要なもの
(6) 町有財産及び公の施設の取得、処分等に関するもの
(7) 恒久的施設の設計に関するもの
(8) 学校、その他重要な機関の設置、運営及び廃止に関するもの
(9) 訴訟及び行政不服審査に関するもの
(10) 歳入歳出予算及び決算に関する重要なもの(財政担当課・会計担当課所管のものに限る。)
(11) 町債及び借入金に関する重要なもの
(12) 出納に関する帳簿及び文書で特に重要なもの
(13) 町長、副町長、会計管理者の事務引継ぎに関するもの
(14) 叙位、叙勲、表彰及び褒賞に関するもの
(15) 職員の任免、賞罰及び履歴に関するもの(人事担当課所管のものに限る。)
(16) その他重要な図書で将来の参考となるもの(文書担当課所管のものに限る。)
(17) 文化財に関するもの
(18) 委員会・附属機関等の任免に関するもの
(19) 有効期間が10年以上の許可、認可、認定等に関するもの
(20) 原簿、台帳等で特に重要なもの
(21) 文書の保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関するもの(文書担当課所管のものに限る。)
(22) 法令等に基づく統計書
(23) 退職金、恩給、遺族扶助料に関するもの
(24) 退隠料、扶助料等に関する重要なもの
(25) 請願等で重要なもの
(26) 建議、諮問又は答申に関する重要なもの
(27) 公務災害補償の裁定及び認定に関するもの
(28) 職員の服務、福利厚生に関するもの(人事担当課所管のものに限る。)
(29) その他30年保存の必要があると認められるもの
第2種 10年保存公文書 緑色
(1) 町議会に関するもの
(2) 所轄行政庁の諸令達に関するもの
(3) 基本的な計画、都市計画、事業計画その他の計画に関するもので重要なもの
(4) 町有財産の管理及び財産の借受けに関するもの
(5) 公共施設の設置、管理、廃止等に関するもので重要なもの
(6) 恒久的施設の工事経過等に関するもの
(7) 工事の設計、施工又は物品の購入等に関するもので重要なもの
(8) 陳情、建議、諮問又は答申に関するもの
(9) 職員表彰に関するもの
(10) 行政事務の計画、調査、研究、統計、届出、証明及び報告に関する重要なもの
(11) 出納に関する重要なもの(会計担当課所管のものに限る。)
(12) 有効期間が5年以上10年未満の許可、認可、認定等に関するもの
(13) 原簿、台帳等で重要なもの
(14) 照会、回覧、往復文書で重要なもの
(15) 審議会の議事録
(16) 退隠料、扶助料等に関するもの
(17) 職員の任用審査及び選考に関するもの
(18) 職員の給与、諸手当等に関するもの(人事担当課所管のものに限る。)
(19) 課長の事務引継ぎに関するもの
(20) 監査、審査に関する重要なもの
(21) その他10年保存の必要があると認められるもの
第3種 7年保存公文書 紫色
(1) 町税等の賦課及び徴収に関するもの(地方税法(昭和25年法律第226号)の規定により7年保存の必要があるもの)
(2) その他7年保存の必要があると認められるもの
第4種 5年保存公文書 黄色
(1) 行政事務の計画、調査、研究、統計、届出、証明及び報告に関するもの
(2) 有効期間が3年以上5年未満の許可、認可、認定等に関するもの
(3) 照会、回覧、往復文書で重要でないもの
(4) 工事の設計、施工又は物品の購入等に関するもので重要でないもの
(5) 非常勤職員(委員会、附属機関の委員を除く。)及び臨時職員の雇用に関するもの
(6) 課長補佐以下の事務引継ぎに関するもの
(7) 歳入歳出予算及び決算に関するもの(財政担当課及び会計担当課所管のものを除く。)
(8) 職員の給与、諸手当に関するもの(人事担当課所管のものを除く。)
(9) 出納に関するもの
(10) 担当経理に関するもの
(11) 公共施設の管理に関するもの
(12) 原簿、台帳等で重要でないもの
(13) 町単独補助事業に関するもの
(14) その他5年保存の必要があると認められるもの
第5種 3年保存公文書 青色
(1) 上級行政機関等への進達文書
(2) 職員の服務及び福利厚生に関するもの(人事担当課所管のものを除く。)
(3) 定例的業務報告に関するもの
(4) 有効期間が1年以上3年未満の許可、認可、認定等に関するもの
(5) 職員の任免及び履歴に関するもの(人事担当課所管のものを除く。)
(6) 文書の発送、収受に関するもの
(7) 職員の諸願に関する重要でないもの
(8) 原簿、台帳等で重要でないもの
(9) その他3年保存の必要があると認められるもの
第6種 1年保存公文書 白色
(1) 調査、報告、通知、照会等で軽易なもの
(2) 日誌及び重要でない帳簿
(3) 庁内照復文書
(4) 文書の発送、収受に関する軽易なもの
(5) その他1年保存の必要があると認められるもの
別表第3(第12条関係)
保存期間を1年未満とする公文書の判定基準等
1 公文書の保存期間の設定については、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 歴史公文書に該当するとされた公文書については、1年以上の保存期間を定めなければならない。
(2) 歴史公文書に該当しない公文書であっても、行政が適正かつ効率的に運営され、町民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる公文書については、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。
2 公文書の保存期間の設定においては、前項各号に掲げる公文書に該当するものを除き、次の各号のいずれかに該当する文書は、保存期間を1年未満とすることができる。
(1) 別途、正本が管理されている公文書の写し
(2) 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
(3) 出版物や公表物を編集したもの
(4) 本町の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなったもの
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断されるもの
3 前項第5号に規定する文書は、第8条の趣旨を踏まえ、次の各号のいずれかに該当する場合に限り、厳格かつ限定的に解される必要がある。
(1) 日付の誤りや誤字脱字が含まれることのみを理由に修正が行われた場合の修正前の文書、業務上の必要性を誤解して集計した資料
(2) 正確性を確保する観点から複数の職員や相手方に確認を求め、公文書を修正した場合における修正前の公文書
4 保存期間が1年未満の公文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる公文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。
