○邑楽町文書管理規程
平成22年11月1日
規程第2号
邑楽町文書管理規程(平成13年邑楽町規程第6号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第12条)
第2章 文書の受領、配布及び収受(第13条―第17条)
第3章 文書の処理(第18条―第27条)
第4章 文書の施行等(第28条―第35条)
第5章 文書の整理及び保管(第36条―第38条)
第6章 文書の保存及び廃棄(第39条―第52条)
第7章 磁気等記憶媒体の管理(第53条)
第8章 雑則(第54条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、法令その他別に定めがあるもののほか、本町の文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 本町において、事務処理上取り扱うすべての書類、各種記録(印刷物、図画等をいう。)及びこれらを撮影したマイクロフィルムをいう。
(2) 磁気等記憶媒体 フロッピーディスク、光磁気ディスクその他磁気等を用いて情報を記憶した媒体をいう。
(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される文書をいう。
(5) 課 邑楽町課設置条例(平成12年邑楽町条例第37号)第1条に定める課をいう。
(6) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(文書管理の原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱うとともに、適切に管理し、事務が円滑かつ適正に行われるよう努めなければならない。
2 文書の保管及び保存等の管理は、文書が町民の利用に供されるよう適切に行われなければならない。
(文書主義の原則)
第4条 事務の処理は、原則として文書により行う。
2 電話又は口頭により受理した事案のうち重要なものは、その旨を記録し、文書として処理するものとする。
(文書取扱責任者等)
第5条 課に文書取扱責任者及び文書事務担当者(以下「文書取扱責任者等」という。)を置く。
2 文書取扱責任者は、別表第1に掲げる課において、当該各項に掲げる職にある者をあてる。
3 文書事務担当者は、課の長(以下「課長」という。)が所属職員のうちから指定する。
(電子文書取扱主任)
第6条 総合行政ネットワークに関する事務を行わせるため、総務課(以下「文書担当課」という。)に電子文書取扱主任(以下「文書取扱主任」という。)を置く。
2 文書取扱主任は、次の事務に従事する。
(1) 総合行政ネットワーク文書の受信に関すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の処理に関すること。
(3) 総合行政ネットワーク文書の発信に関すること。
(4) 電子署名に関すること。
(文書担当課長の職務)
第7条 総務課長(以下「文書担当課長」という。)は、各課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるように指導しなければならない。
2 文書担当課長は、必要と認めるとき、各課の文書事務の処理状況について随時調査し、必要な措置をとることができる。
(課長及び係長の職務)
第8条 課長は、その所管に係る文書の取扱いが適正かつ円滑に処理されるように努めなければならない。
2 係長は、課長の命を受けて次の事務に従事する。
(1) 文書の処理の促進及び改善に関すること。
(2) 文書の整理及び管理に関すること。
(3) 文書の編さん及び保存に関すること。
(4) その他係長において処理することが適当と認められる文書事務に関すること。
(文書取扱責任者等の職務)
第9条 文書取扱責任者は、課長の命を受けて文書の収受、発送等の事務に従事する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理の促進及び改善に関すること。
(4) 文書の整理及び管理に関すること。
(5) 文書の編さん及び保存に関すること。
(6) その他文書事務に関し必要なこと。
2 文書事務担当者は、文書取扱責任者の指示に従い、当該課における文書の収受、配布及び発送に関する事務を行うほか、文書取扱責任者の事務を補助するものとする。
(簿冊)
第10条 文書担当課は、課に備える簿冊のほか、次の簿冊を備えるものとする。
(1) 条例規則等公布台帳(別記様式第1号)
(2) 特殊文書収受簿(別記様式第2号)
(3) 陳情書受付簿(別記様式第3号)
2 課は、次の簿冊を備えるものとする。
(1) 文書収受発送簿(別記様式第4号)
(2) 指令番号簿(別記様式第5号)
(文書の種類)
第11条 文書のうち条例、規則その他の例規に関する文書(以下「例規文書」という。)の種類及び一般文書の区分は、別表第2によるものとする。
2 例規文書の番号は、それぞれ例規文書を記載した条例規則等公布台帳(例規文書のうち指令については指令番号簿)の番号による。
3 一般文書のうち外部に発するもの(軽易の文書を除く。)については、発送年月日のほか、町名の首字、課の記号、「発」の字及び番号を付さなければならない。この場合収受文書に基づいて発送するものにあっては、「発」の字に代えて「収」の字を付するものとする。
4 一般文書の番号は、文書の収受発送の順による一連番号とする。この場合において、同一事案に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用い、往復の回数に従い、順次枝番号を付するものとする。
5 文書の番号は、会計年度ごとに更新する。ただし、例規文書(例規文書のうち指令を除く。)については、暦年ごとに更新する。
第2章 文書の受領、配布及び収受
(受領)
第13条 町に到達した文書は、文書担当課において受領するものとする。ただし、課又は出先機関に直接到達した文書は、当該課又は出先機関において受領するものとする。
2 郵便料金の未納又は不足の文書は、文書担当課長が公務に関するものであると認めるものに限り、未納又は不足の郵便料金を支払って受領することができる。
(配布)
第14条 文書担当課において受領した文書は、次の各号により取り扱うものとする。
(1) 町長及び町あての文書並びに所管課の明確でない文書は、これを開封して課別に分類し、文書担当課が各課に配布する。ただし、緊急の処理を要する文書については、課の文書取扱責任者等に連絡して直接配布しなければならない。
(3) 親展文書、書留郵便、簡易書留郵便、現金書留郵便、内容証明郵便、配達証明郵便、電報、小包等(以下「特殊文書」という。)は、閉封のまま封筒表面に収受印(別記様式第6号)を押し、特殊文書収受簿に記載し、文書取扱責任者に配布して受領印を徴する。ただし、所管課の不明な文書については、開封して処理することができる。
(4) 受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、収受印のほか当該文書欄外余白に収受時刻を記入した上、特殊文書として取り扱うものとする。
(5) 陳情書は、文書の右下端余白に収受印を押し、陳情書受付簿に記載し、所管課長に配布して受領印を徴する。
(6) 金券、振込み等に関する文書は、会計管理者に回付し、会計管理者は、金券等処理簿(別記様式第7号)により処理する。
(7) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる課に配布するものとする。
(収受)
第15条 課の文書取扱責任者等は、第13条第1項ただし書により直接課に到達した文書又は前条の規定により配布を受けた文書(以下「収受文書」という。)について文書収受発送簿に収受年月日、収受番号、差出人及び件名を記載し、収受文書の右下端に収受印を押して、収受番号を記入し登記しなければならない。この場合において、収受文書のうち同一事件について同時に収受するものは、文書収受発送簿に一括して記載する。ただし、次の各号については、文書収受発送簿への登記を省略することができる。
(1) 単なる通知、案内状その他これらに類するもの
(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの
(3) その他軽易な文書(通常郵便物で第2種から第4種)で処理経過を必要としないもの
3 課の文書取扱責任者等は、収受文書が当該課に属さないものであると認めるときは、直ちに文書担当課にこれを送付しなければならない。
4 課に直接到達した文書のうち特殊文書(第14条第4号の規定により特殊文書として取り扱うものを含む。以下同じ。)及び陳情書は、文書担当課に送付しなければならない。
(勤務時間外に到達した文書の取扱い)
第16条 勤務時間外又は休日等に到達した文書で、当直員が受領し文書担当課に引き継がれたものは、この規程の定めるところに従い処理する。
(総合行政ネットワーク文書の特例)
第17条 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、文書取扱主任は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上誤りがない場合は受領通知を、形式上誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を送信した場合は、当該文書を速やかに紙に出力し、当該文書に係る事務を所管する課の文書取扱責任者等に配布する。
第3章 文書の処理
(収受文書に係る事務処理)
第18条 文書取扱責任者等は、第15条第1項の規定により収受した文書を所管係長に配布するものとする。ただし、親展文書は、名あて人に配布するものとする。
2 前項の規定により配布を受けた文書のうち特に必要と認められる文書は、課長等の事前閲覧に供し、課長は、当該文書に係る事務の所管係長にその処理方針を指示して、これを交付するものとする。
3 所管係長は、前項による収受文書を受けたときは、処理担当者に課長から示された処理方針及びこれに基づく必要な指示を与えて、これを交付するものとする。
4 処理担当者は、所管係長から収受文書を受けたときは、速やかにその事務処理を行わなければならない。
2 収受文書のうち重要な文書で上司の指揮を必要とするもの又は直ちに処理し難いものは、当該文書の上部余白に朱色で「要指示」と表示するものとする。
3 前2項の供覧文書のうち他の課に関係あるものは、当該関係課に供覧しなければならない。
(文書の起案)
第20条 文書の起案は、回議用紙(別記様式第11号)を用いなければならない。
(例規文書の起案)
第21条 例規文書のうち新しく制定する次に掲げる例規文書は、法規審査依頼書(別記様式第12号)によりあらかじめ必要な協議に付し、その結果に基づいて起案するものとする。
(1) 新しく制定する条例及び規則に係るもの
(2) 新しく制定する規程形式の告示及び訓令に係るもの
(3) 法令の解釈及び運用に係るもので重要なもの
(4) 行政事件訴訟、民事訴訟、不服申立て等に係るもので重要なもの
(書式)
第22条 書式は、文書の左横書きの実施に関する規程(昭和35年邑楽町規程第3号)の定めるところにより、文意は、正確かつ簡明に記入すること。ただし、次の各号に掲げるものは縦書きとする。
(1) 法令により縦書きと定められたもの
(2) 他の官公庁で特に様式を縦書きと定めたもの
(3) その他特に文書担当課長が縦書きを必要と認めたもの
(起案の要領)
第23条 文書の起案に当たっては、次の各号に留意して作成しなければならない。
(1) 回議用紙には、起案年月日、施行予定その他必要な事項を所定欄に記入すること。
(2) 起案文書には、必要に応じて関係文書及び資料を添付すること。
(文書審査)
第24条 起案文書は、文書取扱責任者の審査を受けるものとする。
2 文書取扱責任者は、前項に規定する審査に当たっては、形式が整っているか、内容が適切であるか等について審査するものとする。
(決裁)
第25条 起案文書は、邑楽町事務決裁規程(平成14年邑楽町規程第2号)の定めるところにより順次上司に回議して決裁を受けなければならない。
2 重要又は急を要する文書は、「重要」・「至急」と朱色で表示する。また、即決しなければならないもの及び特別な理由があるものについては、課長、係長又は起案者が自ら携帯してその要旨を説明し、決裁を受けることができる。
3 機密に属する文書は、上部欄外に「秘」を朱色で表示し、他見されないよう取り扱わなければならない。
(回議・合議の方法)
第26条 起案文書の回議又は合議を受けた職員は、当該起案文書の所定欄に認印を押印又はサインをするものとする。
2 起案文書の回議を受けた職員が当該起案文書を修正したいときは、修正箇所に認印を押印又はサインをするものとする。
3 他の課に関係ある事項を起案するときは、関係する課に合議しなければならない。
4 合議は、原則として係長以上の職にある者に行うものとする。
5 合議を受けた課は、他の事案に先立ってこれを検討し、意見を異にするときは別途協議する。
6 合議を受けた文書でその要旨を改めたいときは、合議先に承認を求め、廃案にしたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(文書担当課長に合議する起案文書)
第27条 次の各号に掲げる起案文書は、文書担当課長に合議しなければならない。
(1) 条例及び規則に係るもの
(2) 規程形式の告示及び訓令に係るもの
(3) 法令の解釈及び運用に係るもので重要なもの
(4) 行政事件訴訟、民事訴訟、不服申立て等に係るもので重要なもの
(5) 議会の議決又は同意等を要するもの
2 前項に規定する起案文書は、課の長に回議した後、文書担当課長に合議するものとする。
3 他の課に合議を要する起案文書にあっては、当該他の課に合議した後に受けなければならない。
第4章 文書の施行等
(決裁済文書の取扱い)
第28条 町長又は副町長の決裁を受けた文書は、秘書担当課において所管課に返付するものとする。
2 決裁文書の送付を受けた所管課は、施行の手続をとるものとする。
(文書の浄書及び印刷)
第29条 文書の浄書及び印刷は、各課で行うものとする。
(文書発送の手続)
第30条 文書を発送しようとするときは、所管課において次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書収受発送簿にそれぞれ所要事項を記載すること。この場合において、同一事件で同時に発送するものは、一括して記載することができる。
(2) 郵便で発送する文書(以下「郵送文書」という。)は、郵便に必要な包装をし、文書取扱責任者等においてとりまとめ、文書担当課に差し出すこと。ただし、所管課で発送することが適当と認められるものは、所管課で発送するものとする。
(3) 金券、小包は、発送に適する処置をし、前号により処理すること。
(郵送文書の処理)
第31条 文書担当課において郵送文書の回付を受けたときは、次の各号により処理しなければならない。
(1) 郵送郵便は、料金後納郵便物差出票(別記様式第13号)により郵便事業株式会社の営業所に送達する。
(2) 郵便切手又はハガキを用いるときは、郵便切手・ハガキ受払簿(別記様式第14号)により、その受払を記入する。
(総合行政ネットワーク文書の発送)
第32条 前2条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の発送は、通信回線を利用して送信することができる。この場合において、当該送信は、文書の発送とみなす。
(文書の日付)
第33条 文書の日付は、その文書を施行するため公布若しくは公表し、又は発送する年月日とする。
(公印の使用)
第34条 第30条の規定により発送する文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書にあっては、これを省略することができる。
(電子署名)
第35条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易な文書にあっては、これを省略することができる。
2 電子署名を付与するために必要な手続その他の事項は、町長が別に定める。
第5章 文書の整理及び保管
(文書の整理)
第36条 文書は、常に整理整頓するとともに紛失、盗難等に遭わないように留意し、特に重要なものについては、非常災害に際して持ち出せるようにしておかなければならない。
(未完結文書の整理保管)
第37条 未完結文書は、別に定める文書科目表・保存年限表(以下「文書科目表」という。)の分類基準に従い、処理担当者が、課で定める箇所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
第6章 文書の保存及び廃棄
(保存等の基準)
第39条 文書の適正な編さん及び保存のため、文書科目表を分類の基準とする。
2 文書科目表の分類基準に変更の生じたときは、文書担当課長に協議の上、必要と認める場合には改定を行う。
(保存期間)
第40条 完結文書の保存期間は、30年、10年、7年、5年、3年及び1年とする。
(保存期間の起算)
第41条 文書の保存期間の計算は、文書の処理が暦年によることとされているものにあっては、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から、また会計年度によることとされているものにあっては、当該会計年度が修了した日の翌日から起算する。
(保存文書の編さん)
第42条 保存文書は、課において次の各号により編さん、製本しなければならない。この場合において、課の文書取扱責任者等は、その編さん、保存、年限、分類等について指導するものとする。
(1) 文書の編さんは、会計年度又は暦年ごとに文書科目表の分類基準に基づいて行うこと。
(2) 編さんの順序は、完結年月日順とすること。
(4) 簿冊は、A4版で厚さおおむね6センチメートルを限度とし、紙数の多寡により分冊し、又は2以上の年又は年度を通じて合冊して製本することができる。この場合において、分冊した簿冊にはその旨の番号を付け、合冊した簿冊には年又は年度区分を明らかにすること。
(5) 文書がその内容等から2以上の簿冊に関係するときは、最も関係深い簿冊に編さんすること。
(6) 保存期間を異にする文書が相互に関係があり同一簿冊に編さんすることが適当であると認めるときは、最も長い保存期間に従い編さんすること。
(7) 図面、カード、資料等で簿冊として編さんすることが困難なものは、適宜、箱又は袋に収めて別に保管すること。この場合、前第3号に規定する保存文書目次を付するものとする。
(マイクロフィルムへの収録等)
第43条 完結文書は、マイクロフィルムに収録することができる。
2 マイクロフィルムへの収録及びマイクロフィルムの保存、利用の方法等について必要な事項は、別に定める。
(文書の保存)
第44条 編さんした保存文書は、毎年6月末日までに保存文書目録(別記様式第18号)を作成の上、課において適切に書庫等に保存するものとする。ただし、保存文書が事務処理上の規範となるもの及び執務のため常時閲覧する必要のあるものは、課において保存することができる。
2 保存文書目録は、2部作成し、1部を文書担当課長に提出するものとする。
3 文書担当課長は、常に文書の保存状況を把握するとともに、保存に当たって各課を指導しなければならない。
(保存文書の調査)
第45条 課長は、毎年6月末日までに文書管理目録コード表に基づき、課の保存文書について調査するものとする。
(保存文書の管理)
第46条 文書担当課長又は課長は、保存文書を確実に管理保管しなければならない。
2 書庫の開閉は、原則として勤務時間内とし、書庫内においては喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
(保存文書の閲覧等)
第47条 保存文書を所管課の職員以外の職員が閲覧し、又は借り受けようとするときは、課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の借覧・閲覧期間は、7日以内とする。ただし、所管課長から返還を求められたときは、直ちに返還しなければならない。
3 前項の規定する借覧・閲覧期間の延長を求めようとするときは、所管課長の承認を受けなければならない。
4 保存文書は、いかなる理由があっても抜き取り取り替え、若しくは訂正又は他に転貸してはならない。
(庁外持ち出しの制限)
第48条 保存文書は、非常災害による場合のほかは庁外へ持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ文書担当課長又は課長の承認を受けたときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第49条 課長は、毎年6月末日までに保存期間の経過した保存文書を調査し、文書担当課長と協議の上、文書の廃棄協議書(別記様式第19号)を作成し、廃棄するものとする。
2 保存期間が30年と定められた文書については、30年を1区切りとして保存の必要性の見直しを行うものとする。なお、保存の継続を必要とする文書は、10年を単位として見直しするものとする。
3 廃棄する文書のうち秘密に属する文書及び他に悪用されるおそれのある文書は、裁断又は焼却等適切な方法によって処分しなければならない。
5 前項の規定による文書の保存についての取扱いは、別に定めるところによる。
(保存期間満了前の廃棄)
第50条 所管課長は、保存期間が満了する前の保存文書で当該保存期間の2分の1(保存期間が30年の保存文書にあっては、10年)を経過したものについて、保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときは、これを廃棄することができる。
(随時廃棄)
第51条 所管課長は、保存する必要のない完結文書(第15条第1項各号に掲げるものを含む。)については、随時廃棄することができる。
2 前項の規定による廃棄は、所管課長が適切と認める方法で行うものとする。
(保存期間の延長)
第52条 保存期間を満了した文書であっても特別の事情を有する次に掲げる文書は、当該各号に掲げる間、保存期間を延長するものとする。
(1) 監査、検査等の対象になっている文書 当該監査、検査が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる文書 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされる文書 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 邑楽町情報公開条例(平成13年邑楽町条例第1号)に基づく開示請求があった文書 開示請求に係る措置の決定の日の翌日から起算して1年間。邑楽町個人情報保護条例(平成13年邑楽町条例第2号)に基づく開示請求等があった場合も同様とする。
(5) 職務の遂行上必要がある文書 必要な期間
第7章 磁気等記憶媒体の管理
(磁気等記憶媒体の管理)
第53条 係長は、随時、磁気等記憶媒体(以下「記憶媒体」という。)を整理し、保管の状況について点検を行う等適正な使用及び維持管理に努めるとともに、記録文書が目的外に使用されないよう必要な措置を講じなければならない。
2 記憶媒体は、課の職員が共同利用できるよう所定の場所に保管するものとし、記録文書の漏えい、改ざん等が生じないよう厳重に管理しなければならない。
3 記憶媒体は、課長の許可を得ないで庁外へ持ち出してはならない。
4 不要な記憶媒体及び破損等の理由により使用不能となった記憶媒体は、使用不能な状態にして廃棄しなければならない。
5 職員の所有に係るパソコン、フロッピーディスク等については、異動の際、記録文書が課の職員の共同利用に供せられるよう必要な措置を講じなければならない。
第8章 雑則
(委任)
第54条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現に改正前の邑楽町文書管理規程の規定に基づき行われている文書の作成、収受、整理、保管、保存及び廃棄については、改正後の邑楽町文書管理規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附則(平成24年規程第1号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成24年規程第7号)
この規程は、平成25年1月1日から施行する。
附則(平成26年規程第3号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年規程第2号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年規程第5号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第5条・第12条関係)
課の別 | 課の記号 | 文書取扱責任者 |
総務課 | 総 | 行政係長 |
財政課 | 財 | 財政係長 |
企画課 | 企 | 企画調整係長 |
税務課 | 税 | 町民税係長 |
住民保険課 | 住 | 管理戸籍係長 |
福祉介護課 | 福 | 社会福祉係長 |
健康づくり課 | 健 | 母子保健係長 |
子ども支援課 | 子 | 児童福祉係長 |
農業振興課 | 農振 | 農政係長 |
商工振興課 | 商 | 商工振興係長 |
建設環境課 | 建 | 管理係長 |
都市計画課 | 都 | 都市計画係長 |
会計課 | 会 | 出納係長 |
別表第2(第11条関係)
1 例規文書
(法規文書)
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第16条の規定に基づき制定する文書
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定する文書
(3) 規程 一定の目的のために定められた一連の条項の総称体
(公示文書)
(1) 公示文書 地方公共団体が一定の事項を一般住民に広く周知させるために発する文書。公示は告示又は公告の形式を用い、本町においては邑楽町公告式条例に定められた掲示板に掲示する文書
ア 告示 法令の規定又は権限に基づき、処分又は決定した事項を一般的に告示する文書
イ 公告 法令で公告する旨規定されているもの又は告示以外で一定の事項を一般的に公示する文書
(令達文書)
(1) 訓令 町長がその権限の行使又は職務の執行について、所属機関又は職員に対し、職務運営上の基本的な事項を指揮命令する場合に用いられる文書
(2) 指令 特定の個人又は団体からの申請、あるいは出願等に対し、許可、不許可等の行政処分を行う場合に発する文書。指令の対象となる行政処分の主なものは、許可、認可、承認等
ア 許可 一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの。又は、特定の行為を適法に行うことができるようにするもの
イ 認可 ある人の法律上の行為が行政庁の同意を得なければ有効に成立することができない場合にこれに同意を与えて法律上の効力を完成させるもの
(3) 達 指令が特定の相手方からの申請、出願などの意思表示を前提としているのに対し、そのような意思表示を前提としないで、行政機関から一方的に特定の個人若しくは団体に対して命令を発し、又は既になされた許可、認可等の行政処分を取り消す場合に用いる文書
(4) 通達 指揮監督権に基づいて、上級行政機関から下級行政機関に、上司からその所属職員に又は行政機関からその指揮監督下にある行政機関に対し、職務運営上の細目的事項、法令の解釈、行政運営の方針等を個別的に指示しその他一定の行為を命ずる場合等に用いられる文書。また、権限を有する行政機関が自らの名で通達を発せず、その補助機関が長の命を受けて自己の名において発することがある。これを依命通達という。
(5) 要綱・要領 要綱とは、一般的に、事務を処理するに当たっての基本となる事柄をまとめたものをいい、要領とは、事務を処理するに当たっての具体的な処理基準など実際に事務を処理する上での手続をまとめたものをいう。したがって、論理的には、要綱により行政の方針、指針なりを示し、その処理手続を要領で示すことになる。しかし、実務上は、法令、条例、規則などで方針又は基本的な事柄を定め、その具体的な手続又は処理基準を要綱又は要領で定めることもあるので、要綱及び要領は、実質的な差異はなく使われている。また、両者とも内部における準拠規範としての性格を持つものとして、原則的に内部のみを拘束することになる。
2 例規以外の一般文書
(往復文書)
(1) 照会 相手方(国、県、市町村、民間等)に対して、事実、状態、意見等を問い合わせ、何らかの回答を求め、又は情報の提供を求める文書
(2) 協議 他の執行機関の権限や所管事項に関連する一定の行為を行う際に、関係者に相談をし、又は了解ないし合意を求める場合に発する文書
(3) 依頼 ある一定の事実行為を特定の相手に頼む場合に発する文書
(4) 回答 照会・協議等に対し、答えを発する文書
(5) 通知 特定の相手方に対して、ある一定の事実、処分又は意志を伝達するために発する文書
(6) 報告 法令、契約等に基づく義務を前提として、ある事実について、その経過や結果などを対等若しくは上級の行政機関又は委任者に対して知らせるために発する文書
(7) 送付 特定の相手方に対して、物品や書類等を送る場合に用いる文書
(8) 諮問 行政機関から審議会、協議会等の附属機関に対し、一定の事項についての調査、審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるための文書
(9) 答申 諮問を受けた機関が諮問した行政機関に対し、諮問事項について調査、審議して意見を述べるときに発する文書
(10) 進達 下級行政機関が、住民や他の行政機関から提出された申請書等を上級の行政機関に取り次ぐ場合(経由を求められているもの)に発する文書
(11) 副申 進達文書を進達する場合に経由機関が申請や願い等が適当なものであるかどうか等について経由機関自身の意見を付して進達する文書
(12) 申請 住民等が行政機関に対して、又は下級行政機関が上級行政機関に対して許可、認可、その他一定の行為を求めるために発する文書
(13) 建議 附属機関がその属する行政機関やその他の関係機関に対し、将来の行為に対しての意見や希望を申し出る場合に発する文書
(14) 勧告 行政機関が権限に基づき、特定の事項について相手方に対して、ある措置を進め又は促すために発する文書
(15) 願い 一定の事項を願い出るために発する文書
(16) 届け 一定の事項を届け出るために発する文書
(内部文書)
(1) 伺文 事案の処理に当たって、その方針決定を上司に求めるために作成する文書
(2) 供覧文書 その文書に基づく意志決定をしないで、関係者に閲覧させる文書
(3) 復命書 職員が、上司の命令により会議等へ出席し、又は特定事項の調査などを行った場合に、その内容及び結果等を上司に報告するために作成する文書
(4) 事務引継書 職員が転任、出向、退職、休職、停職等となった場合、その担当する事務を後任者又は、上司の指名する職員に引き継ぐために作成する文書
(5) 上申書 職員が上司に対して、又は下級機関が上級機関に対して意見、願望、事実等を申し出る場合に作成する文書
(6) 内申書 部内の人事上の発令、その他機密の処理を願い出る場合に作成する文書
(その他の一般文書)
(1) 請願書 個人又は法人(地方公共団体を含む。)が、国又は地方公共団体の機関に対して、請願をする際に用いる文書。憲法第16条は「何人も、損害の救済、公務員の罷免、法律、命令又は規則の制定、廃止又は改正その他の事項に関し、平穏に請願する権利を有し、…」としており、国民の請願権を保障している。請願の手続は、請願法(昭和22年法律第13号)において、請願者の氏名、住所を記載し、所管する官公署に提出するものとされており、適法な請願を受理した官公署は、誠実に処理すべきものとされている。
(2) 陳情書 内容的には請願と同じ意味であり、請願と同様な事項について、国又は地方公共団体の機関に対し希望を述べる文書。ただし、陳情、要望は、請願と異なり法律により形式的要件が定められているわけでもなく、また、陳情書が提出された場合にも官公署においてこれを処理すべき法的義務はない点で請願と異なる。実務上、施設の設置、特別措置の適用など具体的な事案について希望、要求の意思を強く表す場合に用いる文書
別表第3(第40条関係)
保存期間判定基準
第1種 30年保存文書 赤色
(1) 町の廃置分合、境界変更及び町名区域変更に関する文書
(2) 町議会の会議録、議決書等で特に重要な文書
(3) 条例、規則、告示、訓令その他例規の制定、改廃に関する原義(決裁済)文書
(4) 所轄行政庁の令達、通達等で特に重要な文書
(5) 町行政の総合的な計画に関する特に重要な文書
(6) 町有財産及び公の施設の取得、処分等に関する文書
(7) 恒久的施設の設計に関する文書
(8) 学校、その他重要な機関の設置、運営及び廃止に関する文書
(9) 訴訟及び行政不服審査に関する文書
(10) 歳入歳出予算及び決算に関する重要な文書(財政担当課・会計課所管のものに限る。)
(11) 町債及び借入金に関する重要な文書
(12) 出納に関する帳簿及び文書で特に重要な文書
(13) 町長、副町長、会計管理者の事務引継ぎに関する文書
(14) 叙位、叙勲、表彰及び褒賞に関する文書
(15) 職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書(人事担当課所管のものに限る。)
(16) 官報、県報その他重要な図書で将来の参考となる文書(文書担当課所管のものに限る。)
(17) 郷土史誌の資料となるべき文書
(18) 文化財に関する文書
(19) 委員会・附属機関等の任免に関する文書
(20) 有効期間が10年以上の許可、認可、認定等に関する文書
(21) 原簿、台帳等で特に重要な文書
(22) 文書の保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関する文書(文書担当課所管のものに限る。)
(23) 法令等に基づく統計書
(24) 退職金、恩給、遺族扶助料に関する文書
(25) 退隠料、扶助料等に関する重要な文書
(26) 請願等で重要な文書
(27) 建議、諮問又は答申に関する重要な文書
(28) 公務災害補償の裁定及び認定に関する文書
(29) 職員の服務、福利厚生に関する文書(人事担当課所管のものに限る。)
(30) その他30年保存の必要があると認められる文書
第2種 10年保存文書 緑色
(1) 町議会に関する文書
(2) 所轄行政庁の諸令達に関する文書
(3) 基本的な計画、都市計画、事業計画その他の計画に関するもので重要な文書
(4) 町有財産の管理及び財産の借受けに関する文書
(5) 公共施設の設置、管理、廃止等に関するもので重要な文書
(6) 恒久的施設の工事経過等に関する文書
(7) 工事の設計、施工又は物品の購入等に関するもので重要な文書
(8) 陳情、建議、諮問又は答申に関する文書
(9) 職員表彰に関する文書
(10) 行政事務の計画、調査、研究、統計、届出、証明及び報告に関する重要な文書
(11) 出納に関する重要な文書(会計課所管のものに限る。)
(12) 有効期間が5年以上10年未満の許可、認可、認定等に関する文書
(13) 原簿、台帳等で重要な文書
(14) 照会、回覧、往復文書で重要な文書
(15) 官報及び県報
(16) 審議会の議事録
(17) 退隠料、扶助料等に関する文書
(18) 職員の任用審査及び選考に関する文書
(19) 職員の給与、諸手当等に関する文書(人事担当課所管のものに限る。)
(20) 課長の事務引継ぎに関する文書
(21) 監査、審査に関する重要な文書
(22) その他10年保存の必要があると認められる文書
第3種 7年保存文書 紫色
(1) 町税等の賦課及び徴収に関する文書(地方税法(昭和25年法律第226号)の規定により7年保存の必要がある文書)
(2) その他7年保存の必要があると認められる文書
第4種 5年保存文書 黄色
(1) 行政事務の計画、調査、研究、統計、届出、証明及び報告に関する文書
(2) 有効期間が3年以上5年未満の許可、認可、認定等に関する文書
(3) 照会、回覧、往復文書で重要でない文書
(4) 工事の設計、施工又は物品の購入等に関するもので重要でない文書
(5) 非常勤職員(委員会、附属機関の委員を除く。)及び臨時職員の雇用に関する文書
(6) 課長補佐以下の事務引継ぎに関する文書
(7) 歳入歳出予算及び決算に関する文書(財政担当課及び会計課所管のものを除く。)
(8) 職員の給与、諸手当に関する文書(人事担当課所管のものを除く。)
(9) 出納に関する文書
(10) 担当経理に関する文書
(11) 公共施設の管理に関する文書
(12) 原簿、台帳等で重要でない文書
(13) 町単独補助事業に関する文書
(14) その他5年保存の必要があると認められる文書
第5種 3年保存文書 青色
(1) 上級行政機関等への進達文書
(2) 職員の服務及び福利厚生に関する文書(人事担当課所管のものを除く。)
(3) 定例的業務報告に関する文書
(4) 有効期間が1年以上3年未満の許可、認可、認定等に関する文書
(5) 職員の任免及び履歴に関する文書(人事担当課所管のものを除く。)
(6) 文書の発送、収受に関する文書
(7) 職員の諸願に関する重要でない文書
(8) 原簿、台帳等で重要でない文書
(9) その他3年保存の必要があると認められる文書
第6種 1年保存文書 白色
(1) 調査、報告、通知、照会等で軽易な文書
(2) 日誌及び重要でない帳簿
(3) 庁内照復文書
(4) その他1年保存の必要があると認められる文書
第7種 その他の文書
(1) 週間・月間予定表
(2) 随時発生し、短期に廃棄する文書
(3) 1年以上の保存を要しない文書
別記様式 略