○邑楽町通話録音装置等の設置及び運用に関する要綱
令和5年3月28日
要綱第20号
(趣旨)
第1条 この要綱は、町が本庁舎及びこれに付属する建物等並びに邑楽町保健センター(以下「庁舎等」という。)に設置する通話録音装置及び記録カメラ等(以下「通話録音装置等」という。)の管理運用について必要な事項を定めることにより、業務の公正かつ適正な執行を確保するとともに、犯罪の防止及び職員への不当な圧力の排除を図ることを目的とする。
(1) 町民等 邑楽町と行政運営上の関係が生じた者をいう。
(2) 通話録音装置 電話機での通話開始と同時又は通話中に、自動若しくは手動で通話内容を録音記録する装置をいう。
(3) 通話録音データ 通話録音装置により録音され、通話録音装置に内蔵されている電磁的記録媒体(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で記録された媒体をいう。以下同じ。)に保存された音声のデータをいう。
(4) 記録カメラ等 庁舎等に設置する職員と町民等との対応に係る画像又は音声を記録する機能を有する装置をいう。
(5) 画像等データ 記録カメラ等により電磁的記録媒体に保存された画像又は音声のデータをいう。
(管理責任者等)
第3条 町長は、通話録音データ及び画像等データ(以下「通話録音データ等」という。)の適正な管理及び運用を図るため、財政課長を管理責任者とする。
2 管理責任者は、通話録音装置等の運用に関する事務を行うに当たり必要があると認めるときは、管理取扱者を置くことができる。
3 管理取扱者は、管理責任者が命じた者をもって充てる。
(通話録音装置等の設置及び使用の公表等)
第4条 町長は、通話録音装置等について、邑楽町ウェブサイト等で設置及び使用目的を公表するものとする。この場合において、記録カメラ等については、設置場所近くの撮影範囲内又は見やすい場所に記録していることを明示するものとする。
2 通話録音装置等のうち必要がある場合にのみ稼働させるものについては、稼働する前に記録の対象となる者に画像等を記録する旨を告知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 脅迫、恐喝など刑事事件に発展する、その他トラブル等に発展するおそれがあると認められるとき。
(2) 邑楽町不当要求行為等対策要綱(平成16年邑楽町要綱第24号)第2条に規定する不当要求行為等に該当すると認められるとき。
(3) 民事事件に発展するおそれがあると認められるとき。
(4) 個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要があると認められるとき。
(5) 前各号に定めるもののほか、告知しないことがやむを得ないと認められるとき。
(通話録音データ等の適正管理)
第5条 管理責任者は、通話録音データ等が記録された通話録音装置等については、設置場所の施錠を行う等厳重にこれらを管理するものとする。
2 通話録音データ等の保存期間は、通話録音データ等が記録された日から原則として7日程度とする。ただし、次条各号の規定に該当し、利用する場合又は所管課(局)長が必要と認めた場合は、この限りでない。
3 通話録音データ等は、記録されたときの状態で保存し、加工してはならない。
4 第2項の保存期間を経過した通話録音データ等は、通話録音装置等の上書き機能等により消去するものとする。
5 管理責任者は、通話録音データ等を保存した電磁的記録媒体を破棄する場合には、破砕を行うなど通話内容及び画像等内容が再現不可能となる方法で破棄するものとする。
6 管理責任者、管理取扱者、所管課(局)長及び担当者は、通話録音データ等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のための必要な措置を講じなければならない。
7 管理責任者、管理取扱者、所管課(局)長及び担当者は、通話録音データ等の漏えい、滅失、毀損、盗難、紛失その他の事故が発生し、又は発生したと思料する事象を発見した場合は、直ちに総務課長に報告するとともに適切に対応しなければならない。
(通話録音データ等の利用の制限)
第6条 通話録音データ等は、次の各号に定める場合を除き利用してはならない。
(1) 町民等と職員の間で理解に齟齬が生じたことに起因するトラブル等が生じ、通話録音データ等で検証を行うとき。
(3) 第4条第2項第4号に該当し、通話録音データ等で個人の生命、身体又は財産の安全を守るため必要があるとき。
(4) 次条の規定により第三者に提供するとき。
(5) 通話録音装置等の保守管理にあたり必要があるとき。
(6) 前各号に定めるもののほか、業務の遂行上必要があるとき。
(通話録音データ等の提供の制限)
第7条 通話録音データ等は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供してはならない。
(1) 当該通話録音データ等に記録されている者の同意があるとき。
(2) 法令等に基づく手続きにより照会等を受けた場合
(3) 捜査機関から犯罪捜査又は事前調査の目的により文書で要請があったとき。
(4) 職員に対する脅迫、恐喝、暴行等の犯罪に対応するため捜査機関に提供する必要があるとき。
(5) 人の生命、身体又は財産の安全を保護するため緊急を要する場合
(6) 前各号に掲げる場合のほか、町行政の管理運営上の理由により町長が特に必要と認める場合
3 町長は、前条各号の規定による通話録音データ等の聴取若しくは視聴又は提供にあたっては、請求に係る通話録音データ等が個人の権利、利益を不当に侵害することのないよう当該提供の目的に照らし必要かつ最小限の範囲に限ることとし、原則として複製データとし、当該提供を受ける者に対し、次に掲げる事項について遵守する旨を記載した文書を提出させなければならない。
(1) 通話録音データ等を適正に管理すること。
(2) 提供を受けた目的以外の目的での利用及び第三者への無断提供をしないこと。
(3) 電磁的記録媒体に保存された通話録音データ等を複製してはならないこと。
(4) 提供を求めた目的を達成したとき、又は当該目的が達成されないことが判明したときは、速やかに当該通話録音データ等を返却又は消去若しくは通話録音データ等が保存されている電磁的記録媒体を破砕すること。
(苦情の処理)
第9条 管理責任者は、通話録音装置等の設置及び運用に関する苦情を受けたときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(秘密保持義務)
第10条 この要綱の規定により通話録音装置等の設置及び運用に携わる者は、通話録音データ等から知り得た情報を正当な理由なく第三者に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
(その他)
第11条 この要綱に定めるもののほか。通話録音装置等の設置及び運用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要綱は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年要綱第29号)
この要綱は、公布の日から施行する。